“一个好的开始是成功的一半”，为了保证招投标工作顺利展开，竞标前做好充分的案前准备和系统准备是非常关键的。如果准备工作充分、有效，竞标过程将会十分顺畅而且自动化，这也是在线竞标的优势所在。在具体做法上，尽管竞标种类千差万别，但大都遵循“产品目录-〉竞标人-〉竞标物品规格说明-〉竞标规则设定-〉竞标开始结束时间设定”这样几个关键步骤。
其中，产品目录和竞标人是全局属性，通常会在系统或采购单位初始化的时候设置，而且可以在各个竞标之间共享；而其余的各项则是针对不同竞标的特定属性，每建立一个竞标，都要输入或设定这些内容。

电子采购，特别是招标采购工具的使用，可以显著降低采购成本、提高效率，更加科学地遴选供应商。但招标采购并非适用于所有的采购，而且不同的招标采购工具更会适合不同类型的采购需求，科学合理地选择招标采购工具十分关键，如图所示：